労務経営ブログ
東京都の企業が人事労務DXを始めるときの初動｜AI導入で失敗しない業務整理と運用設計
「人事労務業務にAIを導入したいのですが、何から始めればよいでしょうか」
顧問先から、このような相談を受ける機会が増えています。
給与計算、勤怠管理、社会保険手続き、社員からの問い合わせ対応など、人事労務部門には定型業務が集中しています。担当者の負担が増え、採用、育成、人事評価といった本来取り組むべき業務へ時間を割けていない企業も少なくありません。
結論からお伝えすると、最初にAIツールを選んではいけません。
先に行うべきなのは、現在の業務を可視化し、AIへ任せる業務、人が判断する業務、外部へ委託する業務を分けることです。
人事労務DXは、システム導入ではありません。
業務の流れ、責任、判断基準を再設計する取り組みです。
〇AI導入前に「誰が何を判断するか」を決めるべきです
顧問先から相談を受けた際、私は最初に次の質問をします。
「現在、人事担当者が行っている業務のうち、判断が不要なものはどれですか」
勤怠データの集計、申請内容の形式確認、定型的な問い合わせ対応などは、自動化しやすい業務です。
一方で、社員との面談、休職者への対応、評価結果の説明、配置判断などは、事情や感情を踏まえた判断が必要です。
AIは、定型性が高く、判断基準が明確な業務に適しています。勤怠集計、給与計算上の異常値確認、申請不備のチェック、定型的な問い合わせ対応などが代表例です。
一方、面談やキャリア相談、育成、組織づくりは、人が担うべき領域です。
この線引きをせずにAIを導入すると、確認作業が増え、かえって現場の負担が重くなります。
〇よくある失敗1｜ツールを先に契約する
「生成AIが使える人事システムを導入すれば、業務が効率化できる」と考える企業があります。
しかし、現在の業務フローが整理されていなければ、システムへ古い運用をそのまま移すだけです。
紙で受け付けていた申請を電子化しても、その後の承認経路が複雑なままであれば、業務時間は減りません。
まず確認すべきなのは、次の点です。
・何のために行っている業務か
・誰が入力しているか
・誰が確認しているか
・どの基準で承認しているか
・例外時に誰が判断しているか
不要な確認や重複入力を残したまま、自動化してはいけません。
〇よくある失敗2｜給与計算をすべてAIに任せられると考える
給与計算は定型業務に見えます。
しかし、実際には例外処理が多い業務です。
・遅刻、早退
・欠勤
・休職
・育児休業
・途中入退社
・遡及支給
・複数勤務形態
このように、自動計算だけでは完結しないケースがあります。
AIやシステムは、集計や異常値検知には向いています。
一方で、就業規則や賃金規程に照らした判断、例外処理の承認、本人への説明は人が行うべきです。
「AIが計算したから正しい」ではなく、最終確認者と判断基準を明確にする必要があります。
〇よくある失敗3｜担当者しか分からない業務をそのまま自動化する
人事労務業務では、長年担当している社員だけが知っている運用が残りやすくなります。
・この部署だけ締め日が違う
・この社員だけ手当の計算方法が違う
・この申請は実際にはメールで承認している
こうした属人的な例外を整理せずにAIやシステムへ移すと、誤処理が発生します。
自動化の前に、社内ルールと実際の運用が一致しているかを確認すべきです。
規程に書かれていない運用は、標準化するか、正式な例外ルールとして残す必要があります。
〇よくある失敗4｜社員への説明を省略する
勤怠や人事データへAIを導入すると、社員から次のような不安が生じます。
・監視されるのではないか
・評価へ勝手に使われるのではないか
導入目的を説明しないまま運用を始めると、入力を避ける、正確な情報を登録しないといった問題が起きます。
AI導入では、次の事項を明確にすべきです。
・利用目的
・対象業務
・利用するデータ
・判断に使う範囲
・最終判断者
社内説明や操作研修を行い、現場の意見を反映する仕組みを設けることも必要です。
〇よくある失敗5｜すべてを社内で処理しようとする
AIを導入しても、法改正対応や例外処理、繁忙期対応まで完全に自動化できるわけではありません。
給与計算、勤怠管理、社会保険手続きなどは、外部委託を組み合わせた方が安定する場合があります。
AIとBPOは、どちらか一方を選ぶものではありません。
・AIに定型処理を任せる
・外部専門家に例外処理や実務運用を任せる
・社内担当者は判断や社員対応へ集中する
このような設計が現実的です。
ただし、外部へ委託する場合も、責任まで手放してはいけません。
・最終承認
・社内ルールの決定
・社員への説明
これらは企業側が担います。
〇正しい進め方｜人事労務DXを5つのSTEPで進める
・STEP1｜現在の業務を一覧化する
給与計算、勤怠、手続き、問い合わせ、採用、評価などを業務単位で書き出します。
それぞれについて、次の項目を確認します。
・作業時間
・頻度
・担当者
・ミス件数
・例外件数
・STEP2｜業務を3つに分類する
業務を次の3つへ分けます。
・AIやシステムへ任せる定型業務
・人が判断すべき業務
・外部委託できる業務
この分類が、人事労務DXの中心です。
・STEP3｜小さな業務から試す
最初から全社導入してはいけません。
・問い合わせ対応
・勤怠申請の不備確認
・給与計算前の異常値確認
このように、範囲を限定して試します。
導入前後では、次の項目を比較します。
・処理時間
・ミス件数
・問い合わせ数
・担当者の負担
段階的に導入し、効果を測定してから対象範囲を広げるべきです。
・STEP4｜権限と責任を決める
導入前に、次の事項を明確にします。
・AIが検知した異常を誰が確認するのか
・誤った結果が出た場合に誰が修正するのか
・社員から異議が出た場合に誰が説明するのか
導入前に、最終責任者を決めます。
・STEP5｜定期的に運用を見直す
導入後も、例外処理や確認作業が増えていないかを確認します。
自動化率だけでなく、次の項目まで確認すべきです。
・社員からの問い合わせ件数
・再処理件数
・担当者の残業時間
〇放置リスク｜AIを導入しても担当者の仕事が減らない
業務整理をせずにAIを導入すると、次の問題が起きます。
・AIの結果を人がすべて確認する
・二重入力が残る
・例外処理が増える
・担当者しか修正できない
・社員から不信感を持たれる
・個人情報の管理が曖昧になる
・システム費用だけが増える
・人事担当者が戦略業務へ移れない
DXは、導入したシステムの数で評価するものではありません。
担当者の作業時間が減り、ミスが減り、経営や社員対応へ時間を使えるようになったかで判断すべきです。
〇AI導入の初動は業務の棚卸しです
顧問先から「どのAIを導入すべきですか」と相談された場合、私はすぐに製品を選びません。
先に確認するのは、次の3点です。
・時間がかかっている業務は何か
・ミスや属人化が起きている業務は何か
・人でなければ判断できない業務は何か
この3点を整理すれば、AI、システム、BPO、人の役割が見えてきます。
人事労務DXは、担当者を減らすための施策ではありません。
定型業務から担当者を解放し、社員対応、制度設計、組織づくりへ時間を振り向けるための経営施策です。
〇このテーマについてご相談いただけます
本記事の内容は、次のようなご相談として対応しています。
・人事労務業務の棚卸し
・給与計算、勤怠管理の業務改善
・AI、クラウド導入前の運用整理
・人事労務DXの導入支援
・給与計算、労務手続きの外注支援
・就業規則、賃金規程と実運用の確認
・人事担当者の属人化解消
・業務フロー、権限、責任の設計
・人事評価、人的資本経営へのデータ活用
〇対応エリア
・東京都
・埼玉県
・千葉県
・神奈川県
・オンラインで全国対応可能
〇初回相談について
初回は、現在の業務フローと担当者の負担を整理します。
・何を自動化すべきか分からない
・システムを導入したが業務が減らない
・給与計算が担当者任せになっている
・AIと外注の使い分けを整理したい
このような段階からご相談いただけます。
無理な営業は行っていません。
まずは現在の業務を可視化し、どこにミス、属人化、二重作業のリスクがあるのかを明確にします。
