労務経営ブログ
東京都で職務記述書を整備したい企業へ｜人的資本経営で失敗しない職務整理の初動
〇職務記述書は「仕事の説明書」ではありません
東京都の企業から、人的資本経営や人事制度について次のような相談を受けることがあります。
「人的資本経営に取り組みたいが、何から始めればよいか分からない」
「評価制度を作ったが、現場でうまく運用できていない」
「社員ごとの仕事内容が曖昧で、評価や処遇の説明が難しい」
「採用時に仕事内容を正確に伝えられていない」
「管理職の役割や責任範囲が人によってバラバラになっている」
この状態で、いきなり評価制度や賃金制度を見直しても失敗します。
最初に見直すべきは、職務です。
職務記述書は、単なる仕事の説明書ではありません。
会社が社員に何を期待し、どの成果を求め、どのスキルを伸ばしてほしいのかを明確にするための人事基盤です。
結論から言えば、人的資本経営に取り組む企業ほど、開示や制度設計の前に職務記述書を整備すべきです。
〇職務記述書は、採用・評価・育成・処遇をつなぐ土台です
職務記述書で整理すべき主な項目は、次の通りです。
・職務名
・所属部署
・職務概要
・具体的な業務内容
・求められる成果
・成果指標
・必要な知識、経験、スキル
・責任範囲
・関係部署、関係職種
ここが曖昧な会社では、評価制度も採用活動も育成計画も機能しません。
なぜなら、評価する前に「何を求めているのか」が決まっていないからです。
採用する前に「どの仕事を任せるのか」が決まっていないからです。
育成する前に「どの能力を伸ばすべきか」が決まっていないからです。
職務記述書は、人を縛る書類ではありません。
会社と社員の期待を揃えるための設計図です。
〇 よくある失敗1｜評価制度だけを先に作ってしまう
最も多い失敗は、仕事の中身を整理しないまま評価制度を作ることです。
評価項目を作る。
評価シートを作る。
点数やランクを決める。
しかし、職務内容や責任範囲が曖昧なままでは、評価者によって判断が分かれます。
同じ職種でも、担当している仕事が人によって違う。
管理職でも、実際にはプレイヤー業務ばかりしている。
事務職でも、採用、労務、経理補助、庶務まで幅広く担っている。
この状態で評価すると、社員は納得しません。
評価制度は、職務の実態が整理されていて初めて機能します。
〇 よくある失敗2｜「人」に仕事が紐づいている
中小企業で多いのが、仕事が職務ではなく人に紐づいている状態です。
「この業務は田中さんしか分からない」
「ベテラン社員が何となく対応している」
「担当者が変わるとやり方も変わる」
「退職者が出ると引継ぎが混乱する」
これは大きなリスクです。
業務が属人化すると、会社は仕事の実態を把握できません。
採用時にも、何を任せる仕事なのか説明できません。
評価時にも、どこまでできれば合格なのか判断できません。
職務記述書は、この属人化を解消するための実務ツールです。
〇 よくある失敗3｜同一労働同一賃金への説明ができない
雇用区分が複数ある会社では、職務内容と処遇の関係を説明できる状態にしておく必要があります。
正社員、契約社員、パート社員。
それぞれの職務内容、責任範囲、成果期待が曖昧なままでは、待遇差の合理性を説明しにくくなります。
「なぜこの賃金なのか」
「なぜこの手当があるのか」
「なぜ評価や処遇に差があるのか」
この説明ができない会社は危険です。
職務記述書は、待遇差を説明するための基礎資料にもなります。
〇 よくある失敗4｜採用時に実際の仕事内容を伝えられていない
採用ミスマッチの原因は、面接だけではありません。
職務の説明不足です。
求人票には一般的な仕事内容が書かれている。
しかし、入社後に実際の業務範囲が違う。
求められる成果や責任範囲が曖昧。
必要なスキルも明確ではない。
この状態では、採用後に不満が出ます。
職務記述書があれば、採用時に「この仕事で何を期待するのか」を明確に伝えられます。
採用は、応募者を集めることではありません。
入社後に活躍できる職務と人材を接続することです。
〇 よくある失敗5｜職務記述書を作って終わりにする
職務記述書は、一度作って終わりではありません。
会社の事業内容、組織体制、業務分担、人材構成が変われば、職務も変わります。
そのため、定期的に見直す必要があります。
職務記述書は、次の場面で使って初めて意味があります。
・採用時の求人設計
・入社後の役割共有
・評価面談
・育成面談
・配置転換
・管理職登用
・賃金、手当、処遇の説明
使われない職務記述書は、ただの書類です。
制度ではなく、運用に接続すべきです。
〇 正しい進め方｜職務記述書を整備する5つのSTEP
・STEP1｜業務を棚卸しする
まず、現場の実際の業務を洗い出します。
部署ごと、職種ごと、担当者ごとに、何をしているのかを整理します。
この段階では、理想ではなく実態を見るべきです。
・STEP2｜職務と人を分けて整理する
次に、「誰がやっているか」ではなく「本来どの職務か」で整理します。
この仕事は営業職の職務なのか。
管理職の職務なのか。
事務職の職務なのか。
専門職の職務なのか。
人に依存した業務を、会社の職務として再設計します。
・STEP3｜期待成果と責任範囲を明確にする
職務記述書では、業務内容だけでなく、期待成果を明確にします。
何を達成すればよいのか。
どの範囲まで責任を持つのか。
どの指標で成果を見るのか。
ここが曖昧だと、評価に使えません。
・STEP4｜必要な知識・経験・スキルを整理する
次に、その職務に必要な能力を整理します。
現在必要なスキルだけでなく、次の役割に進むために必要な経験も見ます。
これにより、育成面談やキャリア設計に活用できます。
・STEP5｜採用・評価・育成・処遇に接続する
最後に、職務記述書を人事制度に接続します。
求人票に反映する。
評価項目と連動させる。
育成計画に使う。
賃金や手当の説明資料にする。
配置転換や管理職登用の判断材料にする。
ここまで行って、職務記述書は人事基盤になります。
〇 職務が曖昧な会社は、評価・採用・育成が崩れます
職務記述書を整備せず、仕事の中身が曖昧な状態を放置すると、企業にはリスクが残ります。
まず、評価不満が増えます。
社員は「何を評価されているのか分からない」と感じます。
次に、採用ミスマッチが起きます。
求人時の説明と実際の仕事がズレると、早期離職につながります。
さらに、業務の属人化が進みます。
特定の社員が退職した瞬間、業務が止まるリスクがあります。
人的資本経営を掲げても、職務が曖昧なままでは実態が伴いません。
人材を資本として活かすには、まず仕事を見える化すべきです。
〇 職務記述書は人的資本経営の出発点です
東京都で人的資本経営や人事制度整備に取り組む企業は、まず職務記述書を整備すべきです。
見るべきポイントは、次の通りです。
・職務名
・業務内容
・期待成果
・成果指標
・必要スキル
・責任範囲
・関係部署
・評価、育成、処遇との接続
職務記述書は、単なる職務の説明書ではありません。
採用、評価、育成、配置、処遇をつなぐ戦略ツールです。
評価制度が機能しない。
採用ミスマッチが起きる。
管理職の役割が曖昧。
社員の成長課題が見えない。
このような会社は、制度を増やす前に、職務を整理すべきです。
【このテーマについてご相談いただけます】
本記事の内容は、以下のようなご相談として対応しています。
・職務記述書の作成、見直し
・職務整理、業務棚卸し
・人事評価制度の設計、運用改善
・等級制度、賃金制度との接続整理
・管理職の役割設計
・採用、育成、配置に使える職務設計
・就業規則、賃金規程との整合性確認
・人的資本経営に向けた人事基盤整備
【対応エリア】
東京都・埼玉県・千葉県・神奈川県
※オンラインにて全国対応可能です。
【初回相談について】
初回は、現状の課題整理を目的としたご相談から承っています。
・職務記述書を作りたいが、何から始めればよいか分からない
・評価制度を作ったが運用できていない
・社員の役割や責任範囲が曖昧になっている
・管理職の職務を整理したい
・採用や育成に使える職務整理をしたい
このような段階でも問題ありません。
状況を整理し、どこにリスクがあるかを明確にします。
【お問い合わせ】
無理な営業は一切行っておりません。
まずは状況整理からお気軽にご相談ください。
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